Quanto costa uno spettacolo per un evento: cosa determina il prezzo

È la prima domanda che ci fanno tutti, e ha senso: prima di innamorarti di un'idea vuoi sapere se te la puoi permettere.

Il problema è che una cifra secca, sparata senza sapere niente del tuo evento, sarebbe inutile. Quaranta invitati in una cascina a venti chilometri e quattrocento persone in una piazza a trecento chilometri sono due lavori diversi, non lo stesso lavoro a un prezzo diverso.

Ti dico invece cosa muove il numero, così quando ricevi due preventivi capisci perché non si somigliano.

Le sette voci che fanno il prezzo

1. Quanti artisti arrivano

È la voce più pesante, sempre. Due elementi che girano tra i tavoli e una formazione con band, voci, ballerini e performer in maschera sono due preventivi che non si toccano. Ognuno di quei nomi è una persona che quel giorno lavora, si sposta e mangia.

2. Quanto dura e com'è distribuito

Un blocco da quaranta minuti e una serata intera con quattro blocchi più DJ set sono cose diverse. Attenzione però: il tempo occupato conta più del tempo suonato. Un blocco di mezz'ora alle undici di sera tiene comunque impegnata tutta la squadra per l'intera giornata.

3. La distanza

Trasferte, mezzi, e se l'evento finisce tardi anche i pernottamenti. Su distanze lunghe diventa una voce seria, ed è giusto che sia dichiarata invece che nascosta nel totale.

4. Se serve l'allestimento

Qui si crea il malinteso più grosso nei confronti tra preventivi. Un conto è "vi mandiamo i musicisti", un altro è "vestiamo la sala o la via". Il secondo comprende materiale da trasportare, ore di montaggio e persone che montano.

Chi non lo comprende costa meno sulla carta. Poi il giorno dell'evento l'allestimento lo devi trovare tu, e quel costo non è sparito: si è solo spostato su di te.

5. Impianto audio e luci

Se la location ce l'ha, si usa quello. Se non ce l'ha, va portato. Da chiarire sempre prima, perché è la sorpresa più frequente sui preventivi confrontati alla leggera.

6. La data

Un sabato di luglio e un martedì di febbraio non hanno lo stesso valore per nessun fornitore al mondo. Le date più richieste si prenotano prima e costano di più: è così per i fotografi, per i catering e per gli artisti.

7. Quanto anticipo c'è

Chiamare con sei mesi di anticipo ti dà scelta e serenità. Chiamare a dieci giorni vuol dire chiedere a una squadra di riorganizzarsi, e questo un prezzo ce l'ha sempre.

Le voci nascoste che pesano sul tuo budget

Non sono nel preventivo dell'artista, ma sono soldi tuoi. Mettile a conto dall'inizio:

• SIAE. Per la musica, dal vivo o registrata, il diritto d'autore va pagato. Cambia in base al tipo di evento e all'incasso.
• Permessi e pratiche. Per gli eventi pubblici: suolo pubblico, SCIA, pubblico spettacolo, assicurazione. Le regole cambiano da Comune a Comune.
• Corrente e agibilità della location, che a volte va adeguata.
• La promozione. Una serata che nessuno sa che esiste è una spesa, non un investimento. Va messo a budget anche far sapere alla gente che c'è.

Come si confrontano due preventivi senza sbagliare

Non guardando il totale in fondo. Guardando cosa c'è dentro. Sette domande secche, uguali per tutti i fornitori:

Il preventivo più basso è spesso quello con dentro meno cose.

Come funziona da noi

Non abbiamo un listino, e ti diciamo perché: portiamo un format completo, e un format completo si dimensiona sull'evento. Artisti, band, ballerini, Pulcinella, scenografia, allestimento e copione della serata cambiano se stiamo in una sala da cento coperti o in una piazza da duemila persone.

Quello che è sempre uguale è il confine: tu metti lo spazio, la corrente e le autorizzazioni. Il resto lo portiamo noi, allestimento compreso. E la cucina, se è una cena, resta tua: in cucina non entriamo.

Per avere un numero servono quattro informazioni: che evento è, dove, quando, e quante persone aspetti. Con quelle mandiamo un preventivo su misura, senza impegno.

Una cosa onesta

Non siamo la scelta economica. Portare dieci persone, un allestimento intero e un copione costruito costa più che ingaggiare un duo che suona per due ore.

Quello che possiamo dire è cosa hai in cambio: oltre 50 date, tutte sold out, un format già testato con migliaia di persone, e il fatto che in una nostra festa di via un locale è passato da una cinquantina di prenotati a 180-190 coperti in una sera. Non lo stiamo provando su di te.

Se il budget è quello che è, dillo subito invece di girarci intorno: ti diciamo con onestà se si può dimensionare il format o se conviene che ti rivolga a qualcun altro. Farti spendere male non conviene a nessuno dei due.

Le domande che ci fanno tutti