Prima di scegliere
Le sette voci che muovono un preventivo, e perché due proposte per lo stesso evento possono differire del doppio senza che nessuno stia rubando.
In breve
Non esiste un listino, perché non esiste un evento standard. Il prezzo di uno spettacolo dipende da sette voci: quanti artisti arrivano, quanto dura, quanto è lontano, se serve l'allestimento, se serve l'impianto, la data (sabato d'estate contro martedì di febbraio) e quanto anticipo c'è. Due preventivi per lo stesso evento possono differire del doppio semplicemente perché uno comprende cose che l'altro lascia fuori.
È la prima domanda che ci fanno tutti, e ha senso: prima di innamorarti di un'idea vuoi sapere se te la puoi permettere.
Il problema è che una cifra secca, sparata senza sapere niente del tuo evento, sarebbe inutile. Quaranta invitati in una cascina a venti chilometri e quattrocento persone in una piazza a trecento chilometri sono due lavori diversi, non lo stesso lavoro a un prezzo diverso.
Ti dico invece cosa muove il numero, così quando ricevi due preventivi capisci perché non si somigliano.
È la voce più pesante, sempre. Due elementi che girano tra i tavoli e una formazione con band, voci, ballerini e performer in maschera sono due preventivi che non si toccano. Ognuno di quei nomi è una persona che quel giorno lavora, si sposta e mangia.
Un blocco da quaranta minuti e una serata intera con quattro blocchi più DJ set sono cose diverse. Attenzione però: il tempo occupato conta più del tempo suonato. Un blocco di mezz'ora alle undici di sera tiene comunque impegnata tutta la squadra per l'intera giornata.
Trasferte, mezzi, e se l'evento finisce tardi anche i pernottamenti. Su distanze lunghe diventa una voce seria, ed è giusto che sia dichiarata invece che nascosta nel totale.
Qui si crea il malinteso più grosso nei confronti tra preventivi. Un conto è "vi mandiamo i musicisti", un altro è "vestiamo la sala o la via". Il secondo comprende materiale da trasportare, ore di montaggio e persone che montano.
Chi non lo comprende costa meno sulla carta. Poi il giorno dell'evento l'allestimento lo devi trovare tu, e quel costo non è sparito: si è solo spostato su di te.
Se la location ce l'ha, si usa quello. Se non ce l'ha, va portato. Da chiarire sempre prima, perché è la sorpresa più frequente sui preventivi confrontati alla leggera.
Un sabato di luglio e un martedì di febbraio non hanno lo stesso valore per nessun fornitore al mondo. Le date più richieste si prenotano prima e costano di più: è così per i fotografi, per i catering e per gli artisti.
Chiamare con sei mesi di anticipo ti dà scelta e serenità. Chiamare a dieci giorni vuol dire chiedere a una squadra di riorganizzarsi, e questo un prezzo ce l'ha sempre.
Non sono nel preventivo dell'artista, ma sono soldi tuoi. Mettile a conto dall'inizio:
Non guardando il totale in fondo. Guardando cosa c'è dentro. Sette domande secche, uguali per tutti i fornitori:
| Chiedi | Perché conta |
|---|---|
| Quante persone arrivano, e chi sono | È la voce più grossa del preventivo. "Uno spettacolo" non è un numero. |
| L'allestimento è compreso? | Se non c'è, il costo non è sparito: te lo ritrovi addosso. |
| L'impianto audio è compreso? | La sorpresa più frequente sui confronti superficiali. |
| La trasferta è compresa? | Su distanze lunghe può spostare il totale in modo pesante. |
| Quanto dura e in quanti blocchi? | Due ore di fila e quattro blocchi da mezz'ora sono serate diverse. |
| Cosa succede se piove? | Va deciso prima e per iscritto, non la mattina stessa. |
| Mi date materiale per promuoverlo? | Se no, quel lavoro lo paghi da un'altra parte. |
Il preventivo più basso è spesso quello con dentro meno cose.
Non abbiamo un listino, e ti diciamo perché: portiamo un format completo, e un format completo si dimensiona sull'evento. Artisti, band, ballerini, Pulcinella, scenografia, allestimento e copione della serata cambiano se stiamo in una sala da cento coperti o in una piazza da duemila persone.
Quello che è sempre uguale è il confine: tu metti lo spazio, la corrente e le autorizzazioni. Il resto lo portiamo noi, allestimento compreso. E la cucina, se è una cena, resta tua: in cucina non entriamo.
Per avere un numero servono quattro informazioni: che evento è, dove, quando, e quante persone aspetti. Con quelle mandiamo un preventivo su misura, senza impegno.
Non siamo la scelta economica. Portare dieci persone, un allestimento intero e un copione costruito costa più che ingaggiare un duo che suona per due ore.
Quello che possiamo dire è cosa hai in cambio: oltre 50 date, tutte sold out, un format già testato con migliaia di persone, e il fatto che in una nostra festa di via un locale è passato da una cinquantina di prenotati a 180-190 coperti in una sera. Non lo stiamo provando su di te.
Se il budget è quello che è, dillo subito invece di girarci intorno: ti diciamo con onestà se si può dimensionare il format o se conviene che ti rivolga a qualcun altro. Farti spendere male non conviene a nessuno dei due.
Non c'è una cifra unica, e chi te la dà senza sapere niente del tuo matrimonio sta tirando a indovinare. Il prezzo dipende da quanti musicisti arrivano, da quanto dura, dalla distanza, dalla data e dal fatto che l'allestimento sia compreso o no. Per avere un numero vero servono data, location e numero di invitati.
Perché non esiste un evento standard. Un momento breve per quaranta invitati in una cascina vicina e una serata intera per una piazza a trecento chilometri non sono la stessa cosa a un prezzo diverso: sono due lavori diversi. Un listino finto ti farebbe solo perdere tempo.
No. Ti mandiamo la proposta con dentro artisti, allestimento e costi, e decidi con calma. La data si blocca solo quando confermi.
SIAE, permessi e pratiche per gli eventi pubblici, corrente e agibilità della location, e la promozione dell'evento. Sono voci che restano a carico di chi organizza e conviene metterle a budget fin dall'inizio.
Va valutata caso per caso in base alla distanza e all'orario di fine evento, e la mettiamo in chiaro nel preventivo invece di nasconderla nel totale. Arriviamo in tutta Italia, isole comprese: la distanza incide sul preventivo, ma non è mai un motivo per dirti di no.
Le date meno richieste danno più margine di manovra, come succede con tutti i fornitori di eventi. Se hai flessibilità sulla data, dillo: spesso è la leva più efficace che hai.
Dicci che evento è, dove, quando e quante persone aspetti. Ti mandiamo un preventivo su misura, senza impegno.
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